Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Bên cạnh Chi nhánh thì Văn phòng đại diện là một trong những đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Nếu như Chi nhánh được trao quyền thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền thì như đúng tên gọi của mình, Văn phòng đại diện chỉ có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Tuy nhiên, chính vì sự đơn giản về chức năng đã khiến cho Văn phòng đại diện trở thành một công cụ hữu hiệu của các thương nhân nước ngoài khi muốn “thăm dò” cũng như mở rộng thương hiệu tại những thị trường mới.

I – Điều kiện để thương nhân nước ngoài được phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam

  1. Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
  2. Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
  3. Còn thời hạn hoạt động ít nhất 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ trong Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trường hợp có quy định thời hạn hoạt động;
  4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).
  5. Đã quá thời hạn 02 (hai) năm kể từ ngày bị thu hồi nếu như trước đó thương nhân nước ngoài đã từng bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

 

II – Thủ tục xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

     1. Thành phần hồ sơ

– Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

– Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện (phải dịch ra tiếng Việt và công chứng);

– Bản sao y Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài (phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và công chứng);

– Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất (phải dịch ra tiếng Việt và công chứng);

– Bản sao y hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

–  Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm các văn bản sau:

  • Bản sao Biên bản ghi nhớ hoặc bản sao Thỏa thuận thuê địa điểm hoặc tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện hoặc
  • Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện , Thỏa thuận thuê địa điểm phải được công chứng

2. Thời gian thực hiện thủ tục: 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ

3. Phí dịch vụ:

– Lệ phí nhà nước: 3.000.000 VNĐ

– Phí dịch vụ: 10.000.000 VNĐ

 

III – Những thủ tục cần thực hiện sau khi được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

1. Khắc con dấu của Văn phòng đại diện

Các quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành cho phép thương nhân nước ngoài được tự quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu của văn phòng đại diện. Theo đó, nội dung mẫu con dấu của Văn phòng đại diện phải có tên Văn phòng đại diện theo quy định tại các Khoản 1 và 2 Điều 41 Luật Doanh nghiệp.

Ngoài thông tin nêu trên, thương nhân nước ngoài có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của văn phòng đại diện trừ một số các hình ảnh, ngôn ngữ quy định tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP.

2. Khai thuế ban đầu cho Văn phòng đại diện và kê khai ban đầu thông tin về thuế thu nhập cá nhân của các nhân sự làm việc tại văn phòng.

3. Mở tài khoản ngân hàng